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Metodo Creativo

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Opiniones y sugerencias

 

 

1.     UNA POSIBLE GUÍA "CREATIVA" PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Partimos del supuesto que disponemos de un conjunto de procedimientos que responden de alguna a las necesidades de la empresa. Y que los mismos están estructurados según normas internacionales. Ver ejemplos.

  1. Realizar una agrupación de los procedimientos teniendo en cuenta que las tareas de los mismos tienen aspectos de gestión común. Esto podrá ser realizado por una persona o por un equipo. Ejemplos:
    PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN IDENTIFICADO
    Comunicación externa GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
    Aspectos medioambientales
    Residuos
    Control Operacional
    Legislación
    Evaluación riesgos GESTIÓN PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES
    Vigilancia a la Salud
    Investigación accidentes, incidentes y riesgos
    Homologación equipos de protección
    Inspecciones de prevención
  2. La propuesta será presentada al Consejo de Dirección y estos modificaran el mismo y/o darán su aprobación teniendo en cuenta que por cada proceso definido tendrá asignado un propietario.

  3. El experto en sistemas junto con el propietario del proceso desarrollaran el mapa del mismo teniendo en cuenta las siguiente directrices:

    - Tareas y Flujogramas de los procedimientos anteriores

    - Agrupación de las tareas en cuatro grandes bloques: tareas de planificación (P), tareas de implantación (D), tareas de chequeo y verificación (C) y tareas donde se deciden las mejoras (A)

    - Definir las entradas y las salidas del proceso. Se recomienda identificar los procesos clientes y los procesos proveedores. Ejemplo de mapa de proceso. Gestión Medioambiental. Ampliar grafico haciendo clic con el ratón

    Hacer "click" con el raton para ampliar la imagen

4. También conviene identificar ciclos P,D,C,A dentro de una tarea importante. Por ejemplo y según el grafico anterior. Los apartados relacionados con LA MEJORA MEDIOAMBIENTAL Y EL CONTROL OPERACIONAL tienen también sus propios PDCA.

5    Establecer indicadores

Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar. Por lo tanto los indicadores son fundamentales para:

  • Poder interpretar lo que esta ocurriendo
  • Tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos
  • Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias
  • Planificar actividades para dar respuesta a nuevas necesidades
El Propietario de Proceso se plantea por lo tanto la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas:
  • ¿Que debemos medir?
  • ¿Donde es conveniente medir?
  • ¿Cuando hay que medir? ¿En que  momento o con que frecuencia?
  • ¿Quien debe medir?
  • ¿Como se debe medir?
  • ¿Como se van ha difundir los resultados?
  • ¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?
Una vez definidos los indicadores estos se llevan a un panel para su gestión por El Equipo del Proceso. Donde la primera labor a realizar con los citados indicadores consiste en concretar los objetivos de todos los indicadores definidos en la fase anterior, de modo que estos sean coherentes con los Objetivos Básicos del Proceso y garanticen su cumplimiento.
 

6    Implantar el nuevo proceso

La fase de implantación puede prolongarse en el tiempo, por lo que es necesario desarrollar un plan concreto con la definición de responsables, plazos para cada uno de los hitos.

La fase del diseño o rediseño termina con la presentación del nuevo proceso, los indicadores seleccionados, los objetivos planteados para los mismos y el Plan de Implantación al Consejo de Dirección para su aprobación.

Antes de implantar el nuevo proceso es necesario reflexionar acerca de las posibles resistencias al cambio y las posibles contramedidas a adoptar de entre las que se pueden citar las siguientes:

  • Comunicar y hacer participes a las personas que se verán implicadas en la puesta en practica del nuevo proceso.
  • Dar la formación y adiestramiento necesarios
  • Escoger el momento adecuado
  • Desarrollar una implantación progresiva, procurando iniciar esta con las personas mas receptivas y con las de mas prestigio entre sus compañeros.
Previamente a su implantación, se introducirán en los sistemas habituales de la empresa los cambios relacionados con la puesta en marcha del nuevo proceso, al objeto de consolidar la nueva estructura y evitar contradicciones internas.

El Propietario del Proceso impulsa la aplicación del Plan de Implantación, controla su cumplimiento y evalúa la efectividad de las labores realizadas mediante el seguimiento de los resultados obtenidos y realizando descargos periódicos ante El Consejo de Dirección y/o Director Gerente de la empresa.

 

08/30/14 11:38

Una letra C invertida ("reversed c"), es el símbolo más común, como contrapartida del símbolo copyright, sin reconocimiento legal.

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